No início de um projeto, é muito importante reunir todos os participantes para definir vários assuntos referentes ao desenvolvimento e implantação do projeto. Logo, pode-se dizer que este é um momento de kick off do projeto. Se você já jogou futebol nos videogames, deve se lembrar que a partida começa quando a palavra kick off aparece na tela, não é? Pois bem, é nesse sentido que o conceito de kick off será tratado nesse artigo.

O que você vai encontrar nesse artigo:

• O que é uma reunião de Kick off ?
• O Project Charter na Reunião de Kick off
• Customer Success na reunião de Kick off
• 3 Gatilhos mentais para reuniões
• Por que fazer uma reunião de kick off?
• 11 dicas para sua reunião de Kick off

 O que é uma reunião de Kick off ?

A reunião de passagem, Kick off, em inglês, significa o sinal de início de uma atividade ou evento, e é um termo bastante utilizado em projetos de marketing. Essa reunião normalmente tem duração de duas a três horas, dependendo da dimensão do projeto e do compartilhamento de informações para esclarecer as possíveis dúvidas dos participantes. Ao final desta reunião, finalmente dá-se o início ao desenvolvimento do projeto.

A reunião de Kick off sempre conta com um responsável que irá conduzir o andamento de cada tópico da reunião. Para isso, é necessário que exista um documento principal composto de todas as características do projeto, de forma que todos possam acompanhar a discussão da reunião. Este documento recebe o nome de Project Charter.

O mesmo é uma forma documental da passagem de bastão entre o setor de vendas ao setor de acompanhamento e/ou gerencia do projeto.

Em algumas empresas o setor de acompanhamento do sucesso é o ponto de comunicação direto com o cliente e dará continuidade a todo o projeto estando abaixo de uma pessoa que dará o direcionamento do atendimento.

O Project Charter na Reunião de Kick off

O Termo de Abertura do Projeto (TAP), ou em inglês Project Charter, é o documento que autoriza formalmente o projeto. Ele concede ao Gerente do Projeto a autoridade para utilizar os recursos da organização na execução das atividades do projeto.

Um projeto não deve ser iniciado sem que o Termo de Abertura do Projeto seja criado e assinado pela alta gerência e/ou pelo patrocinador do projeto.

Além de formalizar a iniciação de um projeto, o TAP traz outros benefícios:

• Garante um início de projeto com limites definidos;

• Criação de um registro formal do projeto;

• Uma maneira de se obter aceitação e comprometimentos formais da direção executiva  com o projeto;
• Serve como um ponto central para futuras referências durante o andamento do projeto.

Especificação do Trabalho do Projeto (ETP)

A ETP é uma descrição dos produtos, serviços ou resultados a serem entregues pelo projeto. Para projetos internos, o responsável inicial ou patrocinador fornece a especificação do trabalho com base nos requisitos e nas necessidades do negócio. Para projetos externos, os detalhes de um documento de licitação ou de um contato podem compor ou ser interpretados como a Especificação do Trabalho do Projeto.

A ETP informa, entre outros:

1. Necessidades de negócio

Por exemplo, uma necessidade da organização para cortar custos, aumentar produtividade, se adequar a uma lei ou regulamentação governamental ou diminuir impacto ambiental. Geralmente necessidades de negócio e análises de custo benefício são expressas através de um business case como justificativa para o projeto.

2. Descrição do escopo do produto

Documenta características, requisito e detalhes funcionais e técnicos do produto, serviço ou resultado esperado.

3- Planejamento estratégico

Documenta o cenário no qual a organização está inserida e seus objetivos e metas estratégicos. Por exemplo, posicionamento no mercado, liderança no setor, aumento de participação, investimentos no exterior, etc. O documento esclarece como o projeto está alinhado com o planejamento estratégico.

Business Case

Business Case ou documento de propósito e conteúdo semelhante descreve informações e detalhes do ponto de vista de negócios para determinar como o projeto justifica o seu investimento. O business case é normalmente usado pela alta gerência no processo decisório e de comparação entre vários possíveis projetos. O Business Case diz a todos porque a organização deve fazer determinado projeto. O Projeto precisa estar alinhado com o Business case por isso o business case, na íntegra ou parcialmente, faz parte do Termo de Abertura do Projeto

Acordos

Acordos são usados para definir as intenções de um projeto, podem tomar a forma de contratos, acordos de nível de serviço, cartas de intenção, e-mails ou outros tipos de acordo por escrito. Acordos podem acontecer entre departamentos ou áreas funcionais ou na forma de contrato quando o projeto está sendo realizado para um cliente ou por fornecedor externo.

Fatores Ambientais e Ativos Específicos da Organização

Como exemplo, pode-se mencionar:

• Padrões de mercado;

• Normas governamentais para o segmento no qual a organização atua;

• Processos corporativos;

• Políticas internas de aprovações e projetos;

• Modelos usados em projetos anteriores ou similares;

• Informações de projetos similares (riscos, custos, cronograma, etc);

• Base de lições aprendidas;

• EAP’s;

• Recursos usados;
• Riscos de mercado.

Outras Informações de Alto Nível, Sumarizadas ou Preliminares

• Premissas e restrições (de custos, cronograma, qualidade, escopo, etc.);

• Limites do Projeto (de custos, cronograma, qualidade, escopo, etc.);

• Riscos de Alto Nível ou Preliminares;

• Resumo dos principais marcos do cronograma;

• Resumo do orçamento;

• Lista das partes interessadas conhecidas;

• Critérios de Sucesso do Projeto;

• Gerente do Projeto designado, seu nível de autoridade e suas responsabilidades;
• Nome a assinatura do patrocinador ou responsável pela autorização do Termo de Abertura do Projeto.

Customer Success na reunião de Kick off

O conceito de CS (customer success) ou acompanhamento do sucesso tem que estar exposto desde a reunião de passagem pois dela surgi todo o alinhamento que dará o encanto necessário para não só seu cliente achar seu serviço eficaz como também trazer o encantamento.

Identificando pontos em comum entre o atendedor e o atendido, também buscando as formas como o cliente gosta e gostaria de ser tratado, como espera que o projeto seja levado.

É importante estabelecer uma relação humana, que muitas vezes pode ser direcionada a forma como sua empresa acha melhor através de gatilhos mentais.

3 Gatilhos mentais para reuniões

• Gatilho de autoridade

Transmita a ideia de que você é uma autoridade em seu nicho. Assim irá gerar menos complicações na hora de colocar um ponto de discordância com o cliente.

E mais importante que isso: seja uma autoridade!Castelos construídos sobre areia não duram muito tempo.

• Gatilho de reciprocidade

O gatilho da reciprocidade é  também a base do inbound marketing. Isso porque temos uma tendência natural a querer retribuir àquilo ou àquele que nos gera valor de alguma forma.

Mas é claro que precisamos perceber esse ato como algo espontâneo, feito de coração. Por isso suas ações devem, primeiramente, objetivar tornar a vida das pessoas mais simples e, depois, gerar algum lucro para você. Não o contrário. As pessoas sentem isso.

• Gatilho de prova social

O ser humano tema necessidade  de pertencer a grupos que nos identifiquem como indivíduos, dessa forma, a prova social é um gatilho muito poderoso.

Como a fila de um restaurante que a principio pode parecer um coisa ruim ao pensar que você irá ter que esperar mais para comer porém se parar para pensar que se esta cheio quer dizer que muita gente quer comer ali e portanto ele deve ser melhor do que os que estão vazies.

Por que fazer uma reunião de kick off?

Muitos projetos fracassam justamente por não contarem com o preparo adequado. Enquanto a equipe tem uma ideia do que será feito, o cliente pode ter outra, completamente diferente, mesmo que todos os pontos já tenham sido discutidos.

A reunião de kick off serve para alinhar as expectativas de todos, rever os pontos mais importantes do planejamento e eliminar toda e qualquer dúvida ainda existente.

É por isso que todos os envolvidos devem estar presentes. Trata-se do momento certo para você motivar equipe e cliente, mostrando que, com um bom trabalho e um fluxo correto de comunicação, todos os desafios serão superados e o sucesso estará muito próximo.

Se bem realizada, a reunião de kick off pode garantir a execução de todo o projeto. Muitos problemas são evitados com ela, uma vez que as expectativas de todos são alinhadas e cada etapa é revisada de maneira abrangente.

Assim, atingir os resultados esperados torna-se uma tarefa fácil e simples.

Um bom resumo de uma reunião é dado pelo Professor Robson Camargo que leciona nos cursos de MBA e Pós Graduação pela FGV, FIA USP e Fundação Dom Cabral em parceria com  a especialista em comunicação Marília Queiroz no vídeo abaixo

11 dicas para sua reunião de Kick off?

Uma reunião de kick-off bem conduzida pode trazer grandes benefícios para o desenvolvimento do projeto, pois o cliente terá todas as informações de que precisa para acompanhar a evolução dos trabalhos, criando uma relação de confiança com a equipe.

Sendo assim, na hora de planejá-la e conduzi-la, seja cuidadoso e se atente aos seguintes passos que são a base ou um fio guia para que tenha sucesso nesse que será o primeiro ponto de contato do cliente com sua organização interna:

1. Alinhe as expectativas

O alinhamento de expectativas é o primeiro passo para uma reunião de kick off bem-sucedida. Esse é um ponto crítico. Se estiverem mal alinhadas, cada profissional terá uma perspectiva diferente sobre os resultados do projeto.

Assim, na hora de verificar os resultados, é muito provável que alguns não enxerguem que aquela foi uma iniciativa de sucesso.

Para que o alinhamento de expectativas seja eficaz, liste os pontos que serão abordados durante o encontro. Busque, também, determinar como a reunião será conduzida e até mesmo sua duração.

Isso ajudará a manter todos os envolvidos focados nos objetivos do encontro, evitando a dispersão.

O processo de alinhamento de expectativas envolve uma completa revisão dos objetivos de cada etapa do projeto. Mostre o ponto de partida delas e verifique sempre se todos entenderam cada fator envolvido.

Isso garantirá que os colaboradores atuem de acordo com os objetivos do negócio e evitará que, ao final de uma etapa, o time tenha que refazer algo.

2. Introduza a equipe

Conquistar a confiança do cliente logo no primeiro momento o transformará em um grande aliado durante todo o projeto.

E uma forma de começar com o pé direito é simplesmente apresentar a equipe que desenvolverá a solução, citando brevemente o nível de experiência profissional e de conhecimentos que agregarão valor ao produto final.

Fornecer e-mails e telefones de pessoas-chave para que o cliente possa manter um contato direto também ajuda a estabelecer uma relação baseada na confiança e na cooperação.

Os canais de comunicação devem ser abertos e acessíveis. É importante que todos consigam trocar ideias e atuar de maneira colaborativa sempre que for necessário.

A boa comunicação torna os times mais unidos e eficientes. Todos terão uma rotina de trabalho em que dados importantes podem ser trocados a qualquer momento.

Com isso, a resolução de problemas torna-se ágil, o número de erros cai e as entregas de resultados ficam mais rápidas.

3. Retome o escopo

O primeiro ponto prático a ser abordado é a definição do escopo. Em poucas palavras, trata-se de um resumo de todos os limites do projeto.

Nele, são listados o que será feito, o que não deve ser executado e até que ponto há uma flexibilidade para mudanças ao longo da iniciativa.

Relembre a todos os objetivos e as metas do projeto, assim como as premissas, as restrições, os riscos e outros detalhes que sejam importantes para dimensionar o que será feito.

Um alinhamento de escopos eficaz reduz as chances de o projeto ter uma série de problemas, como o estouro do orçamento causado por um grande aumento das atividades previstas.

Além disso, as chances de o gestor perder o controle sobre o projeto são elevadas. Sem que ele saiba até que ponto cada time pode atuar, desvios ocorreram com maior frequência, o que atrasará a finalização de etapas e tornará a rotina de todos menos eficaz.

Portanto, sempre inicie um projeto a partir do momento em que os escopos estão bem definidos.

4. Apresente o cronograma

O cronograma de execução também deve ser discutido na reunião de kick off, pois consiste na garantia de que o cliente sabe exatamente como e quando serão realizadas as entregas do projeto.

Dessa forma, não haverá motivos para discordâncias posteriores. Se houver qualquer tipo de questionamento em relação ao cronograma, anote para uma verificação futura.

Revise todas as etapas do projeto. Repasse custos, metas e datas. Verifique também se todos os que serão afetados por uma atividade ou rotina já estão preparados.

A apresentação do cronograma evita que a companhia tenha de fazer modificações durante a execução do projeto nas datas e nos horários definidos previamente.

Como todos estarão conscientes dos dias em que os processos críticos serão executados, será mais fácil para cada time preparar-se para as mudanças planejadas.

5. Mostre os custos

Outro ponto bastante importante a ser abordado na reunião de kick off está relacionado ao levantamento de custos do projeto.

Esse dado é fundamental para que o cliente saiba quanto está investindo e qual será o retorno obtido após a implementação total da solução.

Lembre-se de que, em um projeto (especialmente os de grande porte), as chances de os custos operacionais elevarem-se rapidamente são altas.

Os gastos com a iniciativa podem aumentar a qualquer momento e por uma grande quantidade de motivos.

Erros, atrasos, falta de materiais e mudanças no escopo estão entre os principais.

Saber como controlá-los e ter um time de profissionais capazes de atuar de maneira econômica auxilia a empresa a executar tarefas sempre da melhor maneira possível, buscando maximizar o retorno sobre o investimento realizado.

6. Liste os stakeholders

Por mais que o projeto seja uma solução personalizada para o cliente, podem existir outros stakeholders envolvidos que impactem significativamente em sua condução.

Relembrar quem são eles, seu nível de importância e como serão tratados servirá para que a equipe e o cliente estejam cientes de seus esforços.

Durante um projeto, o conhecimento desse fator evita problemas e conflitos internos. Gerentes e stakeholders saberão seus respectivos papéis, a quem responder e como as suas atividades devem ser executadas.

Como consequência, será mais prático gerenciar as rotinas e o fluxo de trabalho.

7. Anuncie os indicadores

Você também pode apresentar os KPIs de sucesso do projeto, demonstrando como o desempenho da equipe será avaliado.

Lembre-se, afinal, de que pessoas cientes do que é esperado delas são mais engajadas e trabalham por resultados concretos.

Cada indicador auxiliará todos a mensurar fatores como o resultado de uma etapa, o nível de produtividade e a qualidade do trabalho do time.

Além disso, as métricas dão uma visão abrangente sobre o funcionamento de todos os processos do projeto.

Não se esqueça de definir, de maneira eficaz, as métricas que serão utilizadas durante o projeto.

Para que isso seja possível, você deve avaliar o perfil de cada time, suas capacidades e o que é esperado para a equipe.

Indicadores muito elevados podem dificultar a identificação de um trabalho bem executado.

Ao mesmo tempo, uma métrica abaixo do que se espera dos profissionais pode dificultar o rastreamento de falhas e pontos a serem melhorados.

8. Estabeleça os canais

Já que o cliente precisa ser informado de tudo o que ocorre no projeto, estipule como, quando e porque ele será informado. Definir a frequência das comunicações, quem será o responsável por manter o contato e qual tipo de comunicação será estabelecido o deixará mais tranquilo e fortalecerá os laços com a equipe do projeto.

Só não vale falhar nesse compromisso, deixando de informá-lo sobre o andamento dos trabalhos, ok? Um bom fluxo de comunicação contribui para que todos tenham maior segurança diante do trabalho que está sendo executado.

Faça relatórios regulares, apontando o progresso do projeto, os resultados obtidos e o que foi mensurado pelas métricas.

Também inclua, durante as comunicações, os problemas e desafios encontrados.

Mencione o que foi executado para eliminar falhas e quais são as medidas adotadas para evitar a recorrência do problema.

Ao mesmo tempo, busque por feedbacks, garantindo que a iniciativa está no caminho certo diante do que é esperado por todos.

9. Escolha a metodologia

Gerenciamento em cascata ou metodologias ágeis de projetos? Uma única metodologia ou a combinação de duas ou mais? Definir a forma com que o time trabalhará é de suma importância para que todos atuem em sinergia, contribuindo uns com os outros para maximizar os resultados do projeto.

A escolha da metodologia deve ser feita de acordo com o perfil do projeto. Identifique os desafios, as metas e os requisitos de cada etapa.

Além disso, avalie como cada sistemática pode ser integrada aos fluxos de trabalho dos colaboradores envolvidos.

Uma má escolha neste contexto impactará diretamente nos resultados obtidos. E é justamente daí que parte a importância de uma decisão acertada: ela direcionará as rotinas de trabalho, os padrões e uma série de fatores existentes em cada etapa.

Se você preferir uma metodologia ágil, por exemplo, o cliente deverá estar ciente de seu funcionamento, de quais são suas vantagens e do que esperar em cada entrega.

Ao mesmo tempo, se o negócio optar por um método com viés tradicional, garanta que o cliente saiba dos desafios dessa escolha e de como ela afetará os resultados.

10. Capriche na apresentação

Todas as informações que você preparar para a reunião de kick off devem ser apresentadas de maneira clara e assertiva, visando manter o encontro produtivo e eficiente. Evite slides com muita informação — prefira sempre inserir um dado em cada lâmina, a fim de facilitar o entendimento.

É importante ser objetivo e claro na hora de passar informações importantes. Bons slides são aqueles que complementam a apresentação (e não os que são o “principal personagem”).

Em outras palavras, utilize-os como uma ferramenta, e não a única forma de exibir o que será feito.

Lembre-se também de que a apresentação é apenas um ponto de apoio! Todos os convocados para a reunião devem ter recebido a pauta com antecedência — o que possibilita que listem seus questionamentos antes do encontro.

Abra espaço para críticas e para solucionar dúvidas. Assim, todos sairão da reunião de kick off prontos para lidar com os desafios do projeto.

11. Aposte na negociação

Como é bastante comum que o cliente queira fazer ajustes de última hora no projeto, você deve estar preparado para a negociação. Pequenas alterações que não afetem a condução do trabalho podem ser facilmente aceitas.

Em contrapartida, aquelas que colocam a equipe em xeque (como alterações de prazos) devem ser avaliadas com cuidado, de forma a não arriscar toda a iniciativa.

Negocie as mudanças focando nos resultados que elas trarão para o projeto. Avalie o impacto das medidas tomadas e tenha a certeza de que todos estão de acordo com os novos rumos tomados.

Assim, o projeto manterá o seu sucesso ao término de todas as etapas e a companhia poderá ter um trabalho de ponta.

Conclusão

A reunião de kick off é um dos pontos mais importantes das etapas iniciais de um projeto. Ela impactará diretamente em todas as rotinas da iniciativa, uma vez que é nesse momento que os profissionais vão alinhar estratégias e revisar vários fatores críticos do projeto.

Portanto, faça dela um ponto-chave para o início de um trabalho de qualidade e alta performance.