Conseguir aproveitamento próximo ao máximo possível dos funcionários de uma empresa, evitando seleções equivocadas e aplicando medidas de fortalecimento de cada funcionário (indo desde bônus e promoções até treinamentos específicos e alterações hierárquicas), é algo que parece complexo e dependente de uma numerosa equipe de funcionários.

No dia a dia dos profissionais de recursos humanos (RH), várias perguntas precisam ser respondidas sobre os funcionários. Quem faz o quê e de que forma, quais são os recursos necessários para desenvolver determinado projeto, como é o desempenho de cada indivíduo ou equipe em relação às suas metas, entre outros.

Com tantas informações disponíveis ou passíveis de serem coletadas, as empresas têm identificado oportunidades de aproveitá-las para melhorar seus processos.

Levantar e analisar todas essas informações pode ser um processo complicado, mas, com o uso do People Analytics, as empresas têm conseguido ganhos expressivos.

Neste artigo, você verá as mais recentes descobertas obtidas por meio de People Analytics que estão ajudando de líderes de equipe a áreas inteiras de RH de todo o mundo a engajarem seus colaboradores.

Mas afinal de contas, o que é People Analytics?

People analytics é um processo de coleta e análise de dados voltado para a gestão de pessoas em empresas. Ele refere-se aos processos de:

• coleta;
• organização;
• análises de dados.

Toda as informações são referentes ao comportamento dos usuários. Elas podem ser utilizadas por empresas para monitorar a conduta de seus funcionários e, ainda contar com informações úteis para:

• antecipar tendências;
• aprimorar suas estratégias;
• tomar decisões mais precisas.

Dito de outra forma, People Analytics é o reconhecimento de que os colaboradores são os mais valiosos recursos de uma empresa e que, portanto, é necessário mensurar para entender o que os torna engajados, produtivos e felizes no ambiente de trabalho.

Para que serve o People Analytics?

People Analytics serve para melhorar a gestão de pessoas no que for possível, diminuindo a rotatividade, retendo e atraindo talentos, aumentando a satisfação e eficiência dos colaboradores.

Assim como aplicar o big data e business intelligence em outras áreas da empresa, o people analytics serve para tornar o negócio mais eficiente.

Mas quais os benefícios do People Analytics?

Aumenta o controle da empresa pelo gestor

People Analytics é, antes de qualquer coisa, uma ferramenta forte de geração de informação.

Uma das principais sacadas aqui é usar o referencial de sucesso da própria empresa para resolver os problemas das áreas que estão passando por dificuldades e para expandir a equipe sem perder a qualidade e a noção do empreendedor sobre seu corpo de funcionários.

O People Analytics usa a realidade interna para saber o que é preciso mudar, como mudar e em qual momento mudar – é uma alteração de um paradigma padrão baseado em “talvez isso dê certo” ou “em outro lugar isso deu certo” para “eu sei que isso vai dar certo”. Ou seja, no fim das contas, o gestor basicamente tem a capacidade de replicar em larga escala o que há de melhor na sua empresa através de People Analytics.

Corta excessos e torna processos de RH mais eficazes

Um dos principais obstáculos para uma empresa ter um aproveitamento de 100% a longo prazo em suas contratações consiste basicamente em acertar quem se contrata.

Por mais bem intencionado que um recrutador ou um funcionário em cargo de chefia seja em sua missão de contratar novos colaboradores, muitas vezes preferências pessoais ou mesmo preconceitos inconscientes fazem com que candidatos mais compatíveis com o que é esperado sejam dispensados.

Além disso, quanto mais uma empresa cresce, mais pessoas passam a ser necessárias para administrar os processos seletivos. O que temos aqui é uma situação onde se gasta muito dinheiro para um resultado que tem uma margem de aproveitamento questionável.

O People Analytics introduz processos de automação mais avançados através de, por exemplo, algoritmos. Usando como base algoritmos adaptados pelo RH, é possível cruzar o histórico de contratação e o perfil dos funcionários de sucesso da empresa com os novos objetivos de contratação, fazendo com que a eliminação dos candidatos com menor potencial seja praticamente automática.

A aplicação inteligente dos dados faz com que se economize investimentos para um resultado mais eficiente.

Otimiza a aplicação do dinheiro no corpo de funcionários

People Analytics vai muito além do processo de seleção, mas toca diretamente no gerenciamento de equipes.

Muitas empresas acabam atingindo níveis de produtividade em função da perda da motivação do funcionário ou de um ambiente de trabalho desgastante.

O indivíduo passa a achar que seu trabalho não está sendo adequadamente valorizado e a empresa, para não perder um talento, lança recursos como aumentos salariais e bônus. O problema é que, sem resolver os problemas preliminares, é questão de tempo até o funcionário voltar a se sentir insatisfeito a ponto de influenciar a produtividade.

O People Analytics é uma forma mais inteligente de lidar com isso, cruzando dados como perfil demográfico, formação acadêmica, experiência profissional, classificações de desempenho e, é claro, níveis de compensação.

Com base nisso, é possível mensurar a influência de fatores como espaçamento entre promoções, presença de gerentes de baixo desempenho ou tamanho de equipe como potenciais problemas para os funcionários e aplicar medidas específicas para resolver as demandas – muitas vezes ligadas a aumento das oportunidades de desenvolvimento interno e de aprendizagem.

Nesses casos, o bônus em dinheiro teria pouco ou nenhum efeito: aplicar medidas estratégicas na raiz do problema gera funcionários mais produtivos e evita desperdício de dinheiro – mas, para isso, é necessário conhecer a própria empresa.

Melhora o aproveitamento do próprio RH

Enquanto no ambiente corporativo padrão, o setor de RH fica preso à processos lentos, volumosos e com resultados que estão submetidos à análises subjetivas, os profissionais da área poderiam estar alocados em iniciativas mais interessantes do ponto de vista de garantir a produtividade da empresa.

Ao invés de perder tanto tempo em, por exemplo, seleção de infinitos currículos ou quebrando a cabeça em medidas paliativas para resolver problemas internos, a área poderia estar mais dedicada a atividades como:

• o desenvolvimento de pessoas;
• a implementação de programas para preparação de líderes;
• a manutenção e a retenção de talentos dentro da empresa;
• a comparação entre a análise dos custos de contratação e os de retenção e, é claro,
• a administração do índice de qualidade dos processos seletivos.

As etapas do People Analytics

Todo o processo do People Analytics pode ser dividido em quatro etapas diferentes.

1. Coleta

Esse é o momento de colher todos os dados e informações que serão, então, analisados pelo People Analytics.

Eles podem vir das redes sociais, de pesquisas realizadas dentro da empresa e com candidatos, dos currículos dos interessados, dos sistemas de gestão da organização e de diversos outros espaços.

2. Cálculo

O cálculo é o momento de análise de todos os dados coletados. Quanto mais variados forem os dados coletados, mais amplas são as suas possibilidades de análise.

Nessa etapa, você descobrirá as respostas para todas as perguntas que fez ao People Analytics. Elas vêm de maneira bem estruturada e clara, o que facilita bastante o próximo passo, que é justamente a análise dessas informações.

3. Análise

É aqui que as vantagens e possibilidades do People Analytics mostram seu potencial para revolucionar a gestão de RH da sua empresa.

A partir dos dados analisados e das respostas aos cálculos feitos anteriormente, você poderá tomar decisões com mais embasamento para a gestão da companhia, permitindo assim que ela cresça cada vez mais.

Além disso, o People Analytics efetivamente possibilita a análise de dados que antes, talvez, não possuíssem a organização necessária para serem avaliados.

Dessa forma, você pode descobrir novas tendências, lacunas, forças e problemas da sua equipe e da empresa como um todo.

4. Modelagem

A modelagem é o cruzamento de todos os dados, variáveis, números e pesquisas colhidos anteriormente.

Com ela, você pode, por exemplo, descobrir a conexão entre a escolaridade dos seus colaboradores e as promoções que eles recebem, o tempo de casa com o aumento de salário e o que mais for necessário.

Dessa forma, é possível pensar em maneiras de melhor estruturar a equipe, distribuir benefícios e programas de incentivo e até mesmo elaborar, por exemplo, campanhas de conscientização.

Se você, por exemplo, descobrir que o número de atestados por causa de resfriados está aumentando gradualmente, pode divulgar formas práticas de evitá-los.

Tipos de People Analytics

É importante destacar os diferentes tipos de informações que podem ser obtidas a partir de sua aplicação.

Aqui, vale destacar um ponto: Talvez pelo fato do termo “analytics” estar em evidência, muitas pessoas acabam confundindo o mesmo com geração de relatórios.

A Adobe apresenta um excelente artigo que explica, com clareza, a distinção entre os termos:

Geração de Relatórios é o processo de organizar dados em sumários informativos. Como exemplo, podemos citar o monitoramento de performance de diferentes áreas de uma organização.

Analytics, por sua vez, é o processo de explorar dados e relatórios com o intuito de extrair informações relevantes, que podem ser utilizadas para melhorar o desempenho do negócio.

Um estudo do Gartner apresentou um método de classificação que propõe 4 níveis de Analytics, sendo cada nível definido pelo tipo de informação obtida através da análise dos dados. Dessa forma, temos:

Descriptive Analytics

Este é o nível mais básico. Nesse estágio, os dados ajudam a compreender o que aconteceu em um período de tempo no passado. A maior parte das empresas já implementa este tipo de Analytics através de ferramentas de Business Intelligence (BI).

Diagnostic Analytics

No segundo nível, a análise dos dados ajuda a identificar a causa de um problema. Para isso são usadas técnicas avançadas de extração de dados e estatística.

Predictive Analytics

Nesse estágio, a idéia é extrair informação de dados históricos e combinar técnicas avançadas de estatística e inteligência artificial para ajudar a prever cenários futuros.

Prescriptive Analytics

O último nível de Analytics é o mais avançado. A idéia aqui é ajudar a identificar o que pode ser feito para resolver um problema, minimizando possíveis efeitos colaterais negativos. Para ajudar a dar essa resposta, é necessário trabalhar com complexas técnicas computacionais tais como: análise de grafos, simulações, redes neurais, machine learning, dentre outras.

A figura abaixo é uma representação da classificação proposta pelo Gartner. Observe que conforme aumentamos a complexidade das técnicas utilizadas, aumentamos o valor da informação que estamos obtendo em cada estágio.

Como você pode perceber, existem vários tipos de perguntas que Analytics pode ajudar a responder.

Uma boa dica é: Se sua empresa ainda está começando a trabalhar com esta abordagem, comece pelo básico.

Primeiramente, aprenda como obter respostas a partir dos dados que você já possui. 

Pense nos problemas que gostaria de resolver e elabore perguntas. A partir daí, entenda quais os dados que você possui e como eles podem ajudar a responder suas perguntas.

Muitos projetos de People Analytics falham porque grande parte das empresas partem para  a implementação do modelo mais avançado, sem antes entender o básico.

Nesse caso, o mais prejudicado é o colaborador da empresa, que perde uma oportunidade de ser melhor gerenciado.

Como preparar a empresa para usar o People Analytics?

Antes de implementar um sistema de People Analytics, é essencial que todo o ecossistema da empresa seja preparado para receber e lidar com o novo modelo de gestão.

Para que tudo aconteça de forma natural e eficiente:

• Invista em profissionais qualificados: monte uma equipe responsável pelas análises, isso vai garantir maior abrangência, com foco nas necessidades da sua empresa;
• Mapeamento de dados: uma boa análise começa com bons dados. Por isso, priorize uma coleta transparente e segura deles. Além disso, tenha em mente que essa é uma análise multidisciplinar;
• Faça um planejamento estratégico, de médio ou longo prazo, analisando as necessidades de toda empresa;
• Certifique-se de que a coleta de dados será segura e transparente;
• Integre dados internos e externos, a tecnologia cada vez mais avançada vai te ajudar a cruzar os dados,
• É hora de agir! Foque nas ações e não apenas nas descobertas!

Na opinião de uma conceituada dupla de pesquisadores da Bain, adotar ferramentas analíticas avançadas pode ajudar sua empresa a “clonar” seus melhores tomadores de decisão, para que você consiga tomar decisões melhores e mais rapidamente, em qualquer situação que exige seu julgamento. No entanto, você poderá enfrentar uma certa resistência das pessoas, uma vez que um sistema significará para elas uma nova forma de fazer as coisas.

Para reverter isso, podemos aprender com as empresas bem-sucedidas nessa tarefa que existem três formas de convencer sua equipe:

a) Adote uma ferramenta, mas aja de forma democrática

Muitas vezes, as pessoas temem ferramentas analíticas, porque não entendem o que está dentro da “caixa preta” daquele sistema, ou por que ele é importante. Por isso, algumas empresas começaram a envolver os colaboradores que serão afetados pelas novas ferramentas, antes de adotá-la, ouvindo e refinando seus pedidos.

Quando decidir por uma solução, garanta que todos entendem como usá-la, envolvendo-os num treinamento ou compartilhando com o pessoal materiais didáticos. Se houver uma abordagem democrática da liderança e uma experiência de interação com os afetados pela transformação, você terá na realidade defensores de People Analytics em sua empresa.

b) Envolva a equipe de marketing na implementação

“Especialistas em tecnologia que criam ferramentas analíticas não são necessariamente as pessoas mais indicadas para contar a todos por que aquelas ferramentas são importantes. Afinal, nem sempre a habilidade de se comunicar anda de mãos dadas com um diploma de engenharia”, explicam os pesquisadores.

Por isso, nada melhor do que contar com sua equipe de marketing para desenvolver um plano de comunicação sobre a implementação das ferramentas analíticas na sua empresa. Dentro desse plano, é recomendável haver esclarecimentos sobre a privacidade dos usuários e dos clientes, para prevenir atritos.

c) Tente começar por quem mais precisa

Os pesquisadores da Bain relatam um caso bem interessante. Uma certa empresa queria introduzir uma nova ferramenta para ajudar seus representantes de vendas a identificar vendas promissoras, mas receava que as pessoas nunca fossem usá-la. Então, os executivos identificaram uma filial que estava muito atrás de bater a meta, ou seja, com a menor chance de receber sua comissão, e ofereceram a essas pessoas a ferramenta em primeira mão, dizendo, “Tentem isto. Pode ajudar.”

O resultado foi que os representantes, desesperados por qualquer coisa que pudesse impulsionar seus resultados, experimentaram a nova ferramenta. E quando descobriram seu poder, começaram a fazer propaganda aos colegas de outras unidades. Em pouco tempo, todos os vendedores da empresa pediam pela ferramenta.

Cases de sucesso: People Analytics na Gestão de Pessoas

CASE #1

“Casa de ferreiro, espeto de pau”. O ditado estava encaixando perfeitamente para a Nielsen, empresa global de pesquisas de mercado, que não conseguia identificar o motivo da saída de seus colaboradores, quando Piyush Mathur, líder do programa de People Analytics da companhia, resolveu investigar os fatores que levavam as pessoas a pedirem demissão. A companhia conta atualmente com um quatro de 40.000 profissionais.

Conforme este artigo de Keenan Steiner, a empresa buscou investigar com fórmulas simples, e o principal alvo tornou-se a prevenção de atritos. Primeiro, eles tiveram que encontrar um modelo relativamente simples para medir isso. E depois precisaram implementar programas para corrigir o problema. Por último, mediram o impacto e compartilharam os resultados com os executivos de uma forma convincente.

Ao invés de gastar tempo rastreando dados exatos, a Nielsen usou um modelo que gerou insights sobre como reter mais colaboradores. As conclusões centram-se em dois pontos: 1. o primeiro ano é mais importante; e 2. Ainda que promoções ajudem a manter funcionários, o melhor é fazer movimentos laterais.

O texto lembra que muitas vezes o departamento de Recursos Humanos fornece insights mas não fazem ações. Por isso, Mathur alerta: “Temos que continuar essa jornada, estar envolvidos na implementação. E temos que medir os resultados”.

Depois de identificar os atributos dos funcionários com a maior probabilidade de deixar a empresa nos próximos seis meses, os líderes realizaram bate-papos com os funcionários. O resultado? 40% do grupo foi transferido para novos cargos.

Além disso, a Nielsen também montou um programa chamado “Golden Year” (“Ano de Ouro”), que acompanha de perto o primeiro ano de um novo colaborador. Outra ação foi desenvolver o “Ready to Rotate” (“Pronto para girar”, em tradução livre), no qual um grupo capacita os funcionários a buscar novos desafios dentro da empresa. A equipe de People Analytics descobriu que fazer um movimento lateral aumenta a chance de um profissional ficar na empresa em 48%.

A equipe também se concentra em alguns outros projetos na gestão de pessoas. Um tem o objetivo de desenvolver às mulheres para ocuparem 50% dos cargos de liderança (contra atuais 34%). Outro é o “Strategic Workforce Planning”, que visa garantir que a Nielsen retenha os funcionários com as habilidades necessárias para os trabalhos de hoje e do futuro.

CASE #2

No artigo “People analytics reveals three things HR may be getting wrong” (“People Analytics revela três coisas que o RH pode estar fazendo errado”), pesquisadores ligados à McKinsey narram o caso de uma grande seguradora norte-americana que enfrentava um alto índice de desgaste nas relações e rotatividade nas equipes.

A primeira reação foi oferecer bônus aos gestores e colaboradores que escolhessem ficar na empresa. Resultado: um fiasco. Foi então que tomaram uma decisão: reunir dados e criar perfis de profissionais propensos a deixar o emprego. Isso envolveu uma gama de informações, como perfil demográfico, formação profissional e educacional, avaliações de desempenho e, claro, os benefícios financeiros recebidos.

Depois de uma sofisticada análise de dados, uma das principais constatações veio à tona: os profissionais de equipes pequenas, com promoções espaçadas por longos períodos e cujos gestores demonstravam baixo desempenho eram mais propensos a sair. Identificados esses profissionais, o próximo passo era convencê-los a ficar. Assim, a empresa passou a oferecer mais oportunidades de desenvolvimento e apoio de um gestor mais capacitado para a gestão de pessoas.

Oferecer bônus, por outro lado, mostrou ter pouco ou nenhum efeito persuasivo. Como resultado, os recursos que seriam alocados para formas de retribuição ineficazes foram para o desenvolvimento dos profissionais e para uma melhor formação dos gestores

“O desempenho e a retenção de ambos melhoraram, com uma economia significativa, mostrando mais uma vez a importância de se vasculhar dados. Quando bem aplicado, o People Analytics traz mais justiça, poupa tempo e gastos. Às vezes, até de forma contra-intuitiva”, resumem os pesquisadores. E por falar em contra-intuição, vamos a um novo case.

CASE #3

A famosa companhia de pesquisas McKinsey já havia analisado o uso de People Analytics de um sem-número de empresas quando decidiu fazer sua própria pesquisa. O desafio era melhorar sua gestão estratégica de pessoas, detectando padrões de comportamento, até então não observados, que contribuíam para a retenção de talentos.

Primeiro, realizaram workshops e entrevistas para gerar ideias e hipóteses. Ao longo do tempo, foram coletadas centenas de dados, prontos para serem testados. Então, rodando diferentes algoritmos, foi possível identificar grupos específicos de funcionários, e fazer previsões. Por fim, realizaram uma série de oficinas e pesquisas em focus groups para validar os insights e desenvolver as iniciativas.

Os insights foram contra-intuitivos, mas empolgaram. “Esperávamos que fatores como avaliação de desempenho de um indivíduo ou remuneração fossem os principais preditores de abandono. Mas nossa análise revelou que a falta de mentoria e coaching, e de uma ‘afiliação’ entre pessoas que têm interesses semelhantes figuravam no topo da lista”, dizem os pesquisadores. Resultado: o risco de abandono na companhia caiu entre 20 e 40% quando os profissionais passaram a receber coaching e mentoria.

CASE #4

Especializada em People Analytics, a Humanyze oferece acessórios eletrônicos que captam informações sobre a conversa de funcionários do atendimento, a sua interação com os clientes e como eles trabalham ao longo do dia. É possível monitorar a duração das conversas e nuances como o tom de voz, frequência de interrupções, como a empatia é demonstrada, e assim por diante.

Usando essa tecnologia, um banco reconheceu que os funcionários mais bem avaliados do seu callcenter eram aqueles que faziam pausas juntos e aliviavam a tensão nos intervalos de forma coletiva. Com esse conhecimento nas mãos, foi implementada uma nova política de intervalos. O resultado foi uma melhora de 23% dos indicadores de performance e redução do estresse em 19%.

CASE #5

A IBM usou análise de sentimentos para colher insights de postagens dos seus colaboradores na rede social interna. Vamos explicar melhor: quando a IBM estava revisando seu método de avaliação de desempenho, a empresa recorreu à rede interna para pedir aos funcionários feedback sobre um novo sistema para medir a performance. Eles receberam dezenas de milhares de respostas.

Com o seu software de análise de texto Social Pulse, a IBM observou uma preocupação predominante. Os funcionários não gostavam que seu rendimento fosse classificado em uma curva. Graças aos dados e análises, a empresa conseguiu agir a tempo e descontinuar essa maneira de apresentar resultados nas avaliações de desempenho.

Cursos em People Analytics

Segundo o artigo da Forbes sobre o impacto de People Analytics no sucesso das empresas, a questão não é apenas sobre habilidades e análise das equipes.

A gestão de pessoas carece de habilidades dos líderes e do departamento de recursos humanos. Todo o time de RH precisa estar alinhado com a evolução da tecnologia e o uso dos dados na gestão de pessoas.

Nos Estados Unidos, no universo de empresas bem-sucedidas, 63% dos profissionais de RH têm intimidade com disciplinas analíticas, versus 20% no universo de empresas que não alcançaram o sucesso.

É tempo de se tornar um conhecedor do People Analytics e incorporar inovações no dia a dia de quem cuida do bem mais valioso das empresas: as pessoas. Por isso, reunimos aqui algumas referências para se aprofundar no tema.

Cursos e certificações:

• Treinamentos em People Analytics, da PwC Brasil
  O curso HR Analytics tem duração de dois dias, com custo de R$ 2.500,00 por participante (incluído estacionamento, almoço, material didático e certificado).
• Curso online do Instituto de Física e Tecnologia de Moscou
  São 7 semanas de estudo com cerca de 1-3 horas por semana. O conteúdo é inglês.
• Curso online da Wharton School
  A escola superior de administração norte-americana vinculada à Universidade da Pensilvânia, oferece um cusrso de 4 semanas de estudo, com 1-2 horas por semana, com conteúdo em inglês. A escola também realiza um evento anual sobre o assunto.
• Certificação do Human Capital Institute
  A certificação Analytics for Talent Management (ATM) é online e com custo. Conteúdo em inglês.

Conclusão

Como vimos, a utilização do People Analytics está diretamente ligada ao sucesso das empresas.

Ter a possibilidade de acessar às mais diversas informações relativas ao desempenho dos colaboradores e as atividades que eles executam é cada vez mais imprescindível para apoiar as decisões de níveis estratégico e tático nas organizações.

Podemos finalmente afirmar que o People Analytics está redefinindo como as organizações podem aproveitar melhor seu capital humano.

E sua empresa, já utiliza o People Analytics? Compartilhe conosco nos comentários como esse processo acontece em sua rotina!