Todo mundo sabe que planejamento estratégico e gestão orçamentária são peças-chave na administração financeira de uma empresa. Mas como manter um planejamento adequado e uma boa gestão de custos sem se preocupar com os riscos ou incertezas do negócio?

De todos os desafios enfrentados pelos empreendedores na hora de conduzir suas empresas, realizar uma boa gestão de custos é certamente um dos mais importantes. Afinal, a gestão de custos é o esqueleto que sustenta o sistema de gestão financeira da sua empresa, e é a chave para o sucesso e sustentabilidade de qualquer negócio.

Por “gestão de custos” estamos nos referindo à administração e controle dos custos e despesas do seu negócio, tanto aqueles que são fixos, quanto os variáveis. A gestão de custos implica ter na ponta do lápis os valores investidos na produção do bem ou serviço que será comercializado e tem um impacto direto sobre o preço que será praticado pelo empreendedor.

É por isso que uma gestão de custos ineficaz é receita certa para a falência. Ao não controlar os custos do seu negócio, o gestor perde de vista o real estado financeiro da empresa, e não consegue determinar a efetiva lucratividade do negócio. Além disso, sem um bom controle de custos, não é possível estabelecer um planejamento de longo prazo que permita à sua empresa se desenvolver e crescer.

Como fazer uma boa gestão de custos:

A primeira atitude necessária para uma boa gestão de custos é disciplina por parte do administrador e da sua equipe financeira. O processo de gerenciamento de custos não é algo que vá ser feito apenas uma vez: ele é um processo contínuo, relativamente monótono, mas essencial para a sobrevivência e lucratividade do seu negócio.

Como toda tarefa de peso, também a gestão de custos pode ser dividida em etapas menores, melhor administráveis por quem está começando a trabalhar com esse processo. Para facilitar a sua organização, nossa equipe sugere os seguintes passos:

#1. Determine os custos e despesas da sua empresa

Embora sejam muitas vezes utilizados como sinônimos, os conceitos de custo e despesa não são equivalentes.

Por custos entende-se os valores investidos pelo empreendedor no bem ou serviço que será oferecido ao cliente. Nessa categoria contamos a matéria prima utilizada para a confecção do produto vendido, a compra de estoques, a mão de obra do prestador de serviço, e assim por diante. Despesa, por sua vez, se refere aos custos com a manutenção da estrutura operacional da empresa: salários de funcionários, custos prediais (aluguel, água, luz), etc.

É preciso ter clareza dos valores investidos nas duas categorias, pois ambas impactam o preço que será praticado pela sua empresa. Vale lembrar que o preço apresentado ao cliente é responsável por manter tanto a estrutura operacional da empresa, quanto por cobrir os valores investidos no produto ou serviço – tudo isso sem esquecer da margem de lucro, que permitirá ao seu negócio crescer e se desenvolver.

#2. Diferencie os custos fixos e variáveis

O valor investido para a manutenção do seu negócio não será o mesmo todos os meses. Isso ocorre porque alguns dos custos são fixos e outros variáveis. Por custos fixos entendemos os custos mensais envolvidos no oferecimento do bem ou serviço da sua empresa: é o caso dos valores pagos aos fornecedores e os custos com folha de pagamentos. Já os custos variáveis são diretamente proporcionais ao fluxo  de vendas ou prestação de serviços do mês, podendo oscilar para mais ou para menos. É nessa categoria que contabilizamos, por exemplo, os impostos que incidem sobre os produtos ou serviços comercializados e as comissões pagas à sua equipe de vendas.

#3. Mantenha registro dos investimentos realizados

Para um controle de custos confiável, é preciso manter um registro atualizado dos valores investidos na empresa. Todo e qualquer custo deve ser anotado, não importa o quão pequeno ele seja. A partir desse registro, será possível organizar um calendário ou quadro mensal, organizando as épocas de pagamentos e permitindo prever futuros gastos.

O controle rígido dos custos vai ainda permitir que o empreendedor determine quais são os custos com maior impacto sobre a qualidade do produto ou serviço prestado, e quais os custos com maior impacto sobre o volume de vendas. De posse dessas informações, é possível planejar futuros investimentos ou cortes, garantindo uma precificação que seja competitiva e lucrativa, sem, contudo, afetar a qualidade do produto ou serviço oferecido.

#4. Trabalhe com metas claras e tangíveis

Para uma boa gestão de custos, não basta apenas ter consciência do que está sendo investido onde. É preciso integrar essas informações ao planejamento estratégico da sua empresa e utilizá-las na hora de definir suas metas. Lembre-se que as informações de custos permitirão traçar estratégias variadas, seja a redução de preços para o consumidor, o corte de custos e reinvestimento desses valores, ou outros ainda. O importante é trabalhar com metas “pé no chão”, que estejam baseadas na situação real da sua empresa, que sejam realizáveis e que levem em consideração o cenário econômico do país.

#5. Modernize suas ferramentas de gerenciamento financeiro

Por fim, mas não menos importante: invista em ferramentas tecnológicas de gestão. Todo esse processo de controle de custos pode ser feito no papel ou em planilhas avulsas, fato, mas o empresário ganha um tempo precioso ao utilizar um sistema informatizado que permita compilar, cruzar e analisar em um só lugar os dados referentes não só aos custos, mas a todos os aspectos do seu negócio. Um bom software financeiro online vai permitir que você gerencie a sua empresa de forma muito mais simples, eficiente e ágil.

As funcionalidades que o sistema ERP  põe ao alcance de um clique são várias. O software da GestãoClick, por exemplo, oferece diversas ferramentas de controle financeiro (controle de contas a pagar, fluxo de caixa, conciliação bancária, emissão de boletos, etc), controle de estoques em tempo real, sistema PDV integrado, e muitas outras funcionalidade que permitem um maior controle e favorecem o planejamento e o crescimento da sua empresa.

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